Các sự kiện từ thiện, hoạt động gây quỹ được các bạn trẻ yêu thích và lựa chọn vì họ yêu thích các sự kiện trực tiếp, tạo cảm giác kết nối, nơi họ được truyền cảm hứng và góp phần nào vào việc phát triển cộng đồng. Nhưng việc lập kế hoạch cho một sự kiện gây quỹ bao gồm cả việc thu hút được đông đảo khách tham dự và tối đa hóa số tiền bạn quyên góp được là một vấn đề cần phải lưu tâm.

Dưới đây là 10 bước cơ bản để lập kế hoạch tổ chức một sự kiện từ thiện hoặc hoạt động gây quỹ tốt nhất, vượt mục tiêu và thu được nhiều lợi nhuận nhất.

1.  Xác định mục đích gây quỹ

Điều đầu tiên và căn bản nhất khi tổ chức một sự kiện là bạn phải xác định rõ sự kiện này sẽ gây quỹ cho ai? Gây quỹ với mục đích gì? Và gây quỹ với số tiền bao nhiêu trong khả năng của bạn? Xác định nguyên nhân bạn muốn làm sự kiện gây quỹ này và hãy đặt bút viết ra trên giấy là bước đầu tiên để thiết lập một kế hoạch hành động rõ ràng.

Khi đã xác định được mục đích cho sự kiện sẽ giúp bạn tạo ra một chiến lược quảng cáo và kế hoạch hoạt động hiệu quả. Và tất cả các ý tưởng cũng như hoạt động về sau cũng sẽ đều phụ thuộc dựa vào lý do ban đầu bạn đã chọn.

2.  Đặt ra mục tiêu gây quỹ

Bạn hy vọng sự kiện gây quỹ của mình sẽ huy động được bao nhiêu? Hãy xem xét tất cả các cách khác nhau như bán vé, quyên góp, đấu giá trực tiếp, huy động vốn từ cộng đồng, nhà tài trợ,… để có thể tạo ra được nguồn tiền cho sự kiện của bạn. 

Hãy luôn ghi nhớ rằng đóng góp không phải là cách duy nhất để tạo ra nguồn hỗ trợ cho sự kiện. Khi tổ chức một sự kiện gây quỹ hoặc tổ chức phi lợi nhuận, nếu bạn mở rộng mối quan hệ, truyền thông để có thể đưa sự kiện của bạn lên một tầm cao mới, giao lưu kết nối, gặp gỡ được nhiều nhà thiện nguyện, nhà hảo tâm. Điều quan trọng là phải ghi nhớ tất cả các mục tiêu tiềm năng.

3. Tạo nguồn ngân sách cho sự kiện của bạn

Với các sự kiện gây quỹ, đôi khi xảy ra những trường hợp số tiền chi tiêu vượt quá số tiền nhận được. Vì vậy việc thiết lập ngân sách sẽ giúp bạn cân đối chi phí và tiết kiệm được nhiều tiền hơn. Lên một checklist các hạng mục trong ngân sách, hãy chắc chắn rằng nó bao gồm mọi chi tiết nhỏ nhất – từ địa điểm tổ chức, phục vụ đến người giữ xe. 

Việc gây quỹ cao hơn hoặc vượt mức số tiền bạn sẽ chi ra là điều bạn cần phải chú ý. Phải luôn để lại một ít dự phòng trong ngân sách của bạn cho những tình huống không thể đoán trước. Tốt hơn là số tiền bạn gây quỹ nên vượt các mục tiêu còn hơn là để thâm hụt bởi những chi phí khó dự đoán.

4. Xác định đối tượng mục tiêu

Tập trung vào đối tượng mà bạn muốn thu hút sẽ giúp bạn lập kế hoạch gây quỹ tốt hơn và truyền thông một cách thích hợp. Sự kiện gây quỹ của bạn có đang thu hút hay tập trung cụ thể một thế hệ hoặc mối quan tâm cụ thể không? Đây chỉ là hoạt động gây quỹ nhỏ, trong khuôn viên trường học, địa phương,.. hay một sự kiện cộng đồng? Đây là sự kiện chỉ có khách mời mới tham dự hay bất kì ai cũng có thể tham gia?

Bằng cách xác định đối tượng cụ thể, bạn có thể xác định những cách tốt nhất để tiếp cận đến những người tham dự và các nhà tài trợ tiềm năng. Từ đó, kế hoạch truyền thông và quảng bá cho sự kiện của bạn sẽ vô cùng hiệu quả.

5. Chọn địa điểm phù hợp

Chọn một địa điểm phù hợp cũng là một yếu tố quan trọng góp phần thu hút nhiều người biết đến tham dự, nâng cao được khoản lợi gây quỹ hơn. Một số địa điểm thường phù hợp cho các hoạt động gây quỹ như: nhà văn hóa, khuôn viên các trường học, sân vận động,… những nơi rộng rãi, thoáng và gần trung tâm thành phố để tiếp cận được nhiều người. Một số địa điểm có thể sẵn sàng giảm giá hoặc free cho những hoạt động với mục đích cao cả. Bạn cần chuẩn bị trước những tài liệu về sự kiện, câu hỏi phù hợp khi khảo sát địa điểm để nhận được chi phí thấp nhất. 

Bạn có thể cân nhắc tổ chức sự kiện gây quỹ trực tuyến hoặc sự kiện kết hợp sẽ mở rộng phạm vi tiếp cận của bạn với những người tham dự bên ngoài và cũng mang lại cho bạn cơ hội tăng số tiền quyên góp mà bạn thu về được.

6. Lên chủ đề cho sự kiện gây quỹ

Đối với thế hệ Gen Y, Gen Z – còn được gọi là “thế hệ trải nghiệm”, họ sẽ thích tham gia những sự kiện với một chủ đề thú vị, tích cực, truyền cảm hứng và sẵn sàng chi tiền để tạo ra những kỷ niệm chạm đến cảm xúc họ hằng chờ đợi.

Thêm vào đó, để truyền cảm hứng cho các nhà tài trợ, bạn hãy đưa ra một ý tưởng thú vị, độc đáo, cực kì hấp dẫn cho người tham dự. Những điểm thu hút tại sự kiện chẳng hạn như: một khách mời đặc biệt, một buổi biểu diễn âm nhạc hoặc một hoạt động bất ngờ sẽ tạo nét đặc biệt thú vị gây chú ý đến nhiều khán giả hơn và mang đến cho những người tham dự một trải nghiệm tuyệt vời hơn, đọng lại trong tâm trí mỗi khi nhắc đến.

7. Truyền thông cho sự kiện

Tất cả các sự kiện đều cần đến truyền thông để thu hút được nhiều khách tham dự, nhà tài trợ tiềm năng. Đối với một sự kiện từ thiện hoặc hoạt động gây quỹ, việc truyền thông là rất quan trọng vì nó ảnh hưởng trực tiếp đến khả năng đạt và vượt mục tiêu gây quỹ mà bạn đã đặt ra. Bạn có thể cân nhắc sử dụng các mô hình truyền thống bao gồm thư mời giấy, liên lạc qua điện thoại hay gặp gỡ nhà tài trợ trực tiếp. Thêm vào đó, khi MXH bùng nổ sự phổ biến trong những năm gần đây, digital marketing đang trở thành xu hướng và dần khẳng định được tầm quan trọng của mình. Do đó, đừng bỏ qua những chiến lược cho các kênh truyền thông Internet và các trang mạng xã hội để mở rộng và thu hút nhiều hơn nhà tài trợ cũng như khách tham dự: tiếp thị qua email, thư mời điện tử, quảng cáo, v.v.

Phương tiện truyền thông xã hội là một trong những chiến lược lớn nhất mà bạn có thể sử dụng với một cách đơn giản và giảm thiểu được nhiều chi phí nhưng thu được hiệu quả tối ưu. Đặc biệt, các trang mạng xã hội như Facebook, Instagram, Twitter,… đã được chứng minh là một nền tảng mạnh mẽ để thúc đẩy các hoạt động gây quỹ. Để tận dụng tối đa hoạt động marketing trên các trang mạng xã hội và quản lý tất cả các sự kiện của bạn, hãy đặt ra một kế hoạch truyền thông thông minh khi môi trường Internet ngày càng phát triển và việc truy cập cũng như thông tin trên các trang mạng xã hội đã trở nên thiết yếu trong cuộc sống.

8. Quyết định các khoản đóng góp trong sự kiện

Với những sự kiện từ thiện, hoạt động gây quỹ thì việc đóng góp được thể hiện dưới nhiều hình thức khác nhau. Do đó, để có kết quả tốt nhất (có nghĩa là nguồn đóng góp nhiều nhất), đừng giới hạn bản thân chỉ với một phương thức quyên góp. Bắt đầu với nền tảng bán vé sự kiện trực tuyến, nền tảng này giúp bạn theo dõi và xác định được cụ thể số tiền quyên góp từ các khoản thanh toán mua vé. Với công nghệ ngày càng hiện đại, việc thanh toán bằng hình thức mua vé trực tuyến có thể được kết nối với số tài khoản của bạn giúp dễ dàng trong việc quản lý và kiểm soát được nguồn tiền này.

Đối với các event trực tiếp, nguồn tiền thu được từ việc mua vé ngay tại sự kiện cũng là một nguồn thu đáng kể. Ngoài ra các hoạt động diễn ra tại sự kiện, việc mở các gian hàng buôn bán những vật phẩm liên quan đến sự kiện hay những sản phẩm handmade vừa giúp sự kiện của bạn có một nguồn thu lớn, khách tham dự có thể mua những sản phẩm xinh xắn kỉ niệm khi tham dự, vừa có thể truyền thông trên trang cá nhân để quảng bá cho sự kiện gây quỹ của mình. Ngoài ra, hoạt động bán đấu giá những sản phẩm có giá trị hay quyên góp bằng vật phẩm cũng là những hình thức đóng góp thường hay được sử dụng trong các sự kiện gây quỹ.

9. Truyền thông cộng đồng

Các bạn trẻ rất thích thể hiện bản thân trên các trang mạng trực tuyến, gần một nửa trong số họ thừa nhận việc tham dự các sự kiện trực tiếp chỉ để có điều gì đó để chia sẻ trên mạng xã hội. Tận dụng lý do này, hãy mang đến cho họ các nội dung trực tuyến phong phú thông qua các bài viết với nội dung tích cực, truyền cảm hứng cộng đồng. Sử dụng các video clip, hình ảnh, hashtag và mang nội dung viral, hấp dẫn để những người tham dự của bạn có thể dễ dàng chia sẻ chúng đến những người theo dõi họ. Cân nhắc đến các hình thức đăng bài cổ động, minigame chẳng hạn như chương trình tặng vé hoặc chương trình kết hợp quyên góp sẽ thu hút được nhiều lượt chia sẻ các bài đăng rộng rãi và sẽ đến được nhiều người tham dự tiềm năng.

10. Ứng dụng công nghệ trong tổ chức sự kiện của bạn

Hầu hết các sự kiện gây quỹ và từ thiện không có ngân sách lớn. Bất kỳ cách nào bạn có thể làm cho hoạt động truyền thông hoặc tiếp thị hiệu quả và làm giảm chi phí của bạn luôn được ưu tiên. Do đó, việc ứng dụng các ứng dụng công nghệ hiện đại vào công tác tổ chức vừa làm giảm thiểu chi phí, sử dụng nhân sự phù hợp lại tăng tính chuyên nghiệp cho sự kiện của bạn.

Email tự động có thể cung cấp cho người tham dự thông tin chi tiết về sự kiện khi mua vé. Các công cụ quản lý mạng xã hội có thể hợp nhất việc lên lịch các bài đăng đã được sắp xếp từ trước và theo dõi số lượng người tiếp cận, tương tác và hiệu quả truyền thông quảng cáo cho sự kiện của bạn. 

Trên đây là 10 bước cơ bản để lên ý tưởng cho một sự kiện từ thiện, hoạt động gây quỹ hiệu quả. Bạn đã sẵn sàng cho sự kiện gây quỹ tiếp theo của bạn? Chuẩn bị giấy bút và bắt đầu lên kế hoạch từ bây giờ dựa trên những bước mà chúng tôi đã gợi ý cho bạn và đón chờ kết quả nhé!

Nguồn: Eventbrite